Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Diese Erklärung gilt für die Website vsme-sofort.de und für Bestellungen bei VSME sofort. Sie sagt Ihnen, welche Daten wir verarbeiten, wozu, wie lange und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Vierstein UG (haftungsbeschränkt) i. G.
Bürgermeister-Bennecke-Straße 22
31832 Springe
Vertreten durch den Geschäftsführer Stefan Fleckenstein
E-Mail: kundendienst [at] vsme-sofort [punkt] de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir derzeit nicht benannt. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an kundendienst [at] vsme-sofort [punkt] de.

2. Besuch der Website

Wenn Sie eine Seite aufrufen, verarbeitet der Server unseres Hosters technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, verweisende Seite, Browser und Betriebssystem. Das brauchen wir, um die Seite auszuliefern und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle löscht der Hoster nach kurzer Zeit automatisch, in der Regel nach spätestens 7 Tagen.

Wir setzen keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken. Während einer Bestellung speichert Ihr Browser Ihre Eingaben vorübergehend (sessionStorage), damit sie nach einem Abbruch der Zahlung nicht verloren gehen, und ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie schützt das Formular vor Missbrauch. Beides endet mit dem Schließen des Browsers. Grundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Seitenzähler ohne Cookies

Wie viele Menschen welche Seite besuchen, messen wir mit Umami. Das Programm betreiben wir selbst auf einem eigenen Rechner in Deutschland. Es setzt keine Cookies, legt kein Profil von Ihnen an und speichert Ihre IP-Adresse nicht. Erfasst werden aufgerufene Seite, verweisende Seite, Gerätetyp, Browser, Bildschirmgröße, Sprache und das Land, aus dem der Aufruf kommt. Daraus entstehen nur Summen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran, zu erfahren, welche Seiten hilfreich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Der Zähler ist über einen verschlüsselten Tunnel der Cloudflare, Inc. (USA) erreichbar. Cloudflare sieht dabei technisch Ihre IP-Adresse und die Adresse des Zählers, nicht aber die Inhalte Ihrer Bestellung. Cloudflare nimmt am EU-US Data Privacy Framework teil.

3. Ihre Bestellung

Welche Daten

Für die Bestellung verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Firma, bei Bedarf Anschrift), Ihre Angaben im Formular (Was brauchen Sie?, Wer fragt nach den Daten?, Name des anfragenden Unternehmens (optional), Bis wann brauchen Sie die Unterlagen? (optional), Für welches Geschäftsjahr berichten Sie?, Weicht Ihr Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab?, Beginn des Geschäftsjahres, Ende des Geschäftsjahres, Fragebogen Ihres Kunden oder Ihrer Bank, Falls Ihr Kunde ein Portal nutzt: Name des Portals (optional), Firmenname wie im Handelsregister oder Gewerbeschein, Rechtsform, Welche Rechtsform?, Branche, NACE-Code (z. B. 25.62), Was macht Ihr Betrieb, in einem Satz?, Umsatz im Berichtsjahr in Euro, Bilanzsumme, Bilanzsumme in Euro, Beschäftigte insgesamt, So haben Sie gezählt, Zeitpunkt, Standorte (Sitz, Werkstatt, Lager, Filialen), Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Nutzung, Eigentum oder Miete, Hat Ihr Unternehmen Tochtergesellschaften, die mit in den Bericht sollen?, Tochtergesellschaften, Name, Eingetragene Anschrift, Zertifikate oder Siegel mit Nachhaltigkeitsbezug, Aussteller, Datum, gegebenenfalls Bewertung, Angaben, die Sie aus Vertraulichkeitsgründen weglassen möchten (optional), Was machen Sie schon?, Weitere Maßnahmen in eigenen Worten (optional), Gibt es dazu schriftliche Regeln (Richtlinie, Arbeitsanweisung, Leitbild)?, Welche schriftlichen Regeln gibt es?, Sind diese Regeln öffentlich, zum Beispiel auf Ihrer Website?, Was planen Sie konkret, mit Jahr? (optional), Haben Sie messbare Ziele gesetzt (z. B. Strom minus 10 % bis 2027)?, Welche Ziele?, Stromverbrauch im Jahr in kWh, Fläche Ihrer Räume in m² (für die Schätzung), Haben Sie einen Ökostrom-Tarif mit Herkunftsnachweis?, CO2-Wert Ihres Lieferanten in g/kWh (optional), Anteil erneuerbarer Energien laut Stromkennzeichnung in % (optional), Erzeugen Sie Strom mit einer eigenen PV-Anlage?, Davon selbst verbraucht in kWh, Womit heizen Sie?, Erdgas im Jahr, Einheit, Brennwert laut Rechnung in kWh/m³ (optional), Zustandszahl laut Rechnung (optional), Heizöl im Jahr in Litern, Flüssiggas im Jahr, Einheit, Fernwärme im Jahr in kWh, CO2-Wert des Wärmeversorgers in g/kWh (optional), Holzpellets im Jahr in kg, Hat der Betrieb Fahrzeuge oder Maschinen mit Diesel oder Benzin?, Diesel im Jahr in Litern (Fahrzeuge, Stapler, Aggregate), Benzin im Jahr in Litern, Schätzhilfe: Fahrzeuge, Kraftstoff, Anzahl Fahrzeuge, km je Fahrzeug und Jahr, Verbrauch l/100 km, Ladestrom für E-Fahrzeuge außerhalb Ihres Zählers in kWh (optional), Wurde im Berichtsjahr Kältemittel nachgefüllt (Klimaanlage, Kühlung)?, Nachgefülltes Kältemittel, Sorte, Nachgefüllt in kg, Melden Sie Schadstoffemissionen schon an eine Behörde (z. B. Emissionserklärung, PRTR) oder in einem Umweltmanagementsystem?, Wo ist das veröffentlicht oder welche Werte melden Sie?, Liegt ein Standort in oder direkt neben einem Schutzgebiet (z. B. Natura 2000, Naturschutzgebiet)?, Name des Schutzgebiets, Fläche Ihres Standorts dort in m² (optional), Wasserverbrauch im Jahr in m³, Brauchen Sie viel Wasser in der Produktion (z. B. Waschanlage, Lackiererei, Kühlung)?, Davon wieder abgeleitet (Abwasser) in m³, Abfälle im Berichtsjahr, Abfallart, Menge, Einheit, Was passiert damit?, Wie gehen Sie mit Material und Produkten um?, Ein, zwei Beispiele aus Ihrem Betrieb (optional), Verarbeiten Sie große Materialmengen (Herstellung, Bau, Verpackung)?, Wichtigste Materialien im Jahr, Material, Menge, Einheit, Davon unbefristet, Davon befristet (inklusive Auszubildende), Männlich, Weiblich, Divers, Ohne Angabe, Haben Sie Beschäftigte mit Arbeitsvertrag in einem anderen Land?, Beschäftigte je Land, Land, Beschäftigte, Beschäftigte am Anfang des Jahres, Austritte im Jahr (Kündigung, Rente, Vertragsende), Meldepflichtige Arbeitsunfälle (mehr als 3 Tage Ausfall), Todesfälle durch Arbeitsunfälle oder arbeitsbedingte Erkrankungen, Geleistete Arbeitsstunden aller Beschäftigten im Jahr, Bekommen alle Beschäftigten mindestens den gesetzlichen Mindestlohn oder den Tariflohn?, Gilt ein Tarifvertrag?, Wie viele Beschäftigte fallen unter den Tarifvertrag?, Sind Sie gesetzlich verpflichtet, den Lohnunterschied zwischen Frauen und Männern zu berichten?, Durchschnittlicher Bruttostundenlohn Männer in Euro, Durchschnittlicher Bruttostundenlohn Frauen in Euro, Weiterbildung im Jahr, Weiterbildungsstunden aller Beschäftigten zusammen, Schulungstage aller Beschäftigten zusammen, Gab es im Berichtsjahr Verurteilungen oder Bußgelder wegen Korruption oder Bestechung?, Anzahl der Verurteilungen, Summe der Bußgelder in Euro, C1: Ihre wichtigsten Produkte oder Leistungen, C1: Ihre Märkte, C1: Wichtige Lieferanten, Kundengruppen, Vertriebswege, C1: Spielt Nachhaltigkeit in Ihrer Strategie eine Rolle? Wenn ja, wie? (optional), C2: Wer ist im Betrieb für diese Themen verantwortlich? (Funktion, kein Name nötig), C2: Beziehen Ihre Maßnahmen auch Lieferanten oder Kunden ein?, C3: Haben Sie ein Ziel zur Senkung Ihrer CO2-Emissionen?, C3: Basisjahr, C3: Emissionen Scope 1 und 2 im Basisjahr in t CO2e (optional, sonst nehmen wir das Berichtsjahr), C3: Zieljahr, C3: Senkung gegenüber dem Basisjahr in %, C3: Mit welchen Maßnahmen wollen Sie das erreichen?, C3: Maßnahmen genauer, mit Jahr (optional), C3: Haben Sie einen schriftlichen Klima-Übergangsplan?, C3: Wann soll der Plan beschlossen werden?, C4: Welche Wettergefahren betreffen Ihre Standorte?, C4: Welche Veränderungen spüren Sie durch Klimapolitik und Markt?, C4: Wie haben Sie das eingeschätzt? (optional), C4: Welche Versicherungen haben Sie?, C4: Was haben Sie zur Vorsorge getan? (optional), C5: Männer in Führungsfunktionen, C5: Frauen in Führungsfunktionen, C5: Selbstständige ohne eigenes Personal, die nur für Sie arbeiten, C5: Leiharbeitskräfte (Durchschnitt), C6: Gibt es einen Verhaltenskodex oder eine Menschenrechtsrichtlinie für Ihre Beschäftigten?, C6: Was regelt er?, C6: Was noch?, C6: Können Beschäftigte Beschwerden auf einem festen Weg einreichen (Ansprechperson, Kummerkasten, Betriebsrat)?, C7: Gab es bestätigte Fälle von Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Menschenhandel oder Diskriminierung in Ihrem Betrieb?, C7: Was ist passiert und was haben Sie unternommen?, C7: Kennen Sie bestätigte Fälle bei Lieferanten, Kunden oder Anwohnern?, C7: Welche?, C8: Machen Sie Umsatz mit Waffen, Tabak, Kohle, Öl, Gas oder Chemieproduktion?, C8: Umsatz je Bereich, Bereich, Umsatz in Euro, C9: Gibt es eine Geschäftsführung oder einen Beirat als Leitungsorgan?, C9: Frauen im Leitungsorgan, C9: Männer im Leitungsorgan, Wer hat die Angaben gemacht? (Vor- und Nachname), Funktion im Betrieb), die Dateien, die Sie hochladen (Fragebögen Ihrer Kunden oder Ihrer Bank (PDF, Word, Excel)), Bestellnummer, Zeitpunkt und Inhalt Ihrer Zustimmungen sowie Zahlungsstatus und Rechnungsdaten.

Wozu und auf welcher Grundlage

Wir brauchen diese Daten, um Ihr Ergebnis zu erstellen, es Ihnen zu liefern, Ihre Fragen und Reklamationen zu bearbeiten und die Zahlung abzurechnen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir auf, weil Handels- und Steuerrecht das verlangen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Ihre Zustimmungen beim Bestellen protokollieren wir, damit wir sie bei Streit nachweisen können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ohne diese Daten können wir die Bestellung nicht ausführen. Eine automatisierte Entscheidung über Sie im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Die Software erstellt ein Ergebnis aus Ihren Angaben, sie entscheidet nichts über Sie.

4. Wie Ihr Ergebnis entsteht

Ihr Ergebnis erstellt eine Software auf unseren eigenen Rechnern in Deutschland. Dort entstehen die Dateien, und dort rechnet ein festes Programm alle Beträge aus Ihren Angaben; hochgeladene Dokumente werden dort mit Texterkennung gelesen.

Für das Formulieren von Texten und das Zuordnen von Angaben aus Ihren Belegen nutzen wir das Sprachmodell Claude der Anthropic Ireland, Limited über deren Programmierschnittstelle (API). Dabei übermitteln wir nur die Angaben, die für den Text nötig sind. Namen ersetzen wir, wo das möglich ist, vorher durch Platzhalter. Anthropic verarbeitet die Daten in unserem Auftrag nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und darf sie nach seinen Geschäftsbedingungen nicht zum Training seiner Modelle verwenden. Die Verarbeitung kann in den USA stattfinden; abgesichert ist das durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Ihre Daten nutzen wir nicht, um eigene KI-Modelle zu trainieren.

5. Zahlung über Stripe

Bezahlt wird über die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Nach dem Klick auf „Zahlungspflichtig bestellen“ leiten wir Sie auf die Bezahlseite von Stripe weiter. Stripe erhält Ihre E-Mail-Adresse, Betrag, Bestellnummer und die Zahlungsdaten, die Sie dort eingeben. Kartendaten sehen wir nicht. Stripe verarbeitet die Daten zur Abwicklung der Zahlung und zur Betrugsprävention auch in eigener Verantwortung und übermittelt sie dabei teilweise an die Stripe, Inc. in den USA. Stripe nimmt am EU-US Data Privacy Framework teil (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023, Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Mehr dazu: https://stripe.com/de/privacy

Die Zahlung nimmt die FBB-Service Management GmbH, Bürgermeister-Bennecke-Straße 22, 31832 Springe, entgegen, an die wir unsere Forderungen aus dem Vertrag abgetreten haben (Factoring). Sie erhält dafür Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Betrag, Bestellnummer und den Zahlungsbeleg von Stripe und verarbeitet diese Daten zur Abwicklung der Zahlung und für ihre Buchhaltung in eigener Verantwortung. Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), unser berechtigtes Interesse an der Abwicklung der abgetretenen Forderung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. E-Mails

Bestellbestätigung, Liefermail und Mitteilungen zum Stand Ihrer Bestellung senden wir über den Mailserver unseres Hosters. Damit keine Bestellung verloren geht, schicken wir von jeder Bestellung, jeder Zahlung und jeder Liefermail zusätzlich eine Kopie an ein Archivpostfach der Vierstein UG (haftungsbeschränkt) i. G. beim selben Hoster. Eigene Programme auf unseren Rechnern in Deutschland lesen dieses Postfach, um Bestellungen abzulegen und nachzuverfolgen. Die Archivkopien zu bezahlten Bestellungen, Zahlungen und Liefermails sind Handelsbriefe; wir bewahren sie 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres auf, weil Handels- und Steuerrecht das verlangen (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Archivkopien von Bestellungen, die nicht bezahlt wurden, löscht ein automatischer Lauf nach 180 Tagen. Wenn Sie uns an kundendienst [at] vsme-sofort [punkt] de schreiben oder auf eine unserer Mails antworten, wird Ihre Nachricht an das Postfach des Geschäftsführers weitergeleitet. Wir schicken Ihnen keine Werbung, solange Sie dem nicht ausdrücklich zugestimmt haben.

7. Empfänger im Überblick

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet, zum Beispiel an Finanzbehörden.

8. Speicherdauer

Auf Ihrer Statusseite können Sie Ihre hochgeladenen Dateien und Ergebnisse auch früher selbst löschen. Was wir aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen, sperren wir für jede andere Nutzung. Rechtsgrundlage für diese Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit wir Daten auf Grund eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Schreiben Sie dazu an kundendienst [at] vsme-sofort [punkt] de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de

10. Sicherheit

Die Website ist nur verschlüsselt (HTTPS) erreichbar. Hochgeladene Dateien und Ergebnisse liegen außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs und sind nur mit dem persönlichen Link aus Ihrer Bestellbestätigung abrufbar. Diesen Link sollten Sie nicht weitergeben.

11. Änderungen

Wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die Fassung, die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs hier steht.